Clase I: MS Excel - Manual del Alumno

Parte 1: Introducción a Excel en Microsoft 365 con OneDrive y SharePoint

Texto explicativo para transmitir:

"Excel en Microsoft 365 empresarial no es solo un programa instalado en la computadora. Es una aplicación conectada a la nube de la empresa. Esto significa que sus archivos se guardan automáticamente en OneDrive corporativo o en SharePoint, según cómo su organización lo haya configurado. De esta manera, los documentos están siempre disponibles, seguros y accesibles desde cualquier dispositivo con su cuenta empresarial."

"La diferencia principal con versiones antiguas como Excel 2016 es que ahora no necesitan preocuparse por guardar manualmente: el sistema lo hace por ustedes. Además, pueden trabajar varias personas al mismo tiempo en el mismo archivo, viendo los cambios en vivo. Esto se llama coautoría. En el entorno empresarial, muchas veces los archivos se comparten en sitios de SharePoint, que son espacios de trabajo de la organización. Allí, los documentos se organizan en bibliotecas y carpetas, y todos los miembros del equipo pueden acceder según los permisos que tengan."

"Imaginen que Excel es como un cuaderno compartido de la empresa. Antes, cada uno tenía que escribir en su propio cuaderno y luego juntar la información. Ahora, todos escribimos en el mismo cuaderno, guardado en OneDrive o SharePoint, y cada cambio se guarda automáticamente. Esto hace que el trabajo sea más rápido, más seguro y más colaborativo."

📍 Cómo acceder paso a paso (cuenta empresarial con SharePoint)

Entrar al portal corporativo
- Abran el navegador y escriban: https://www.office.com.
- Inicien sesión con su correo empresarial (ejemplo: usuario@empresa.com).
- Completen la autenticación multifactor si la empresa lo solicita.
Abrir Excel desde Microsoft 365
- En la página principal, hagan clic en el ícono verde de Excel.
- Seleccionen Libro en blanco para empezar.
Guardado automático en OneDrive o SharePoint
- En la parte superior izquierda, verán el interruptor de Guardado automático.
- Verifiquen que esté en “Activado”.
- El archivo se guarda automáticamente en OneDrive empresarial.
- Si el archivo fue abierto desde un sitio de SharePoint, se guardará directamente en la biblioteca de documentos de ese sitio.
Abrir un archivo desde SharePoint
- En la página de inicio de Microsoft 365, hagan clic en SharePoint.
- Seleccionen el sitio de su equipo o departamento.
- Entren a la biblioteca de documentos y hagan clic en un archivo de Excel.
- El archivo se abrirá en Excel en línea y se guardará automáticamente en SharePoint.
Compartir el archivo con compañeros de trabajo
- En la esquina superior derecha, hagan clic en Compartir.
- Escriban el correo empresarial de un compañero.
- Seleccionen si quieren que pueda editar o solo ver el archivo.
- Presionen Enviar.
Colaborar en tiempo real
- El compañero abre el archivo desde OneDrive o SharePoint.
- Ambos pueden escribir en la misma hoja y ver los cambios al instante.
- Verán el nombre de cada persona en la celda que está editando.

📝 Ejercicio práctico para los alumnos

Abran Excel en línea desde Office.com.
Escriban una lista de compras: pan, arroz, leche.
Verifiquen que el archivo se guarda solo en OneDrive empresarial.
Compartan el archivo con un compañero y escriban juntos en la misma hoja.
Luego, abran un archivo de Excel desde un sitio de SharePoint y repitan el ejercicio.

🏆 Mini reto

Inserten un comentario en una celda:
- Seleccionen la celda → clic derecho → Nuevo comentario.
Revisen el historial de versiones:
- En la barra superior, hagan clic en Archivo → Información → Historial de versiones.
Cambien el nombre del archivo:
- Hagan clic en el nombre del archivo arriba y escriban un nuevo nombre.

🎯 Cierre

"Lo más importante que deben recordar es que Excel en Microsoft 365 empresarial no es solo un programa para hacer cálculos. Es una herramienta moderna que nos permite trabajar desde cualquier lugar, guardar automáticamente en la nube de la empresa (OneDrive o SharePoint) y colaborar en tiempo real con nuestros compañeros. Esto nos da seguridad, rapidez y la posibilidad de trabajar en equipo sin complicaciones."

Parte 2: Nuevas funciones y fórmulas avanzadas

Texto explicativo para transmitir:

"Excel en Microsoft 365 incluye funciones nuevas que no existían en versiones anteriores como Excel 2016. Estas funciones nos permiten trabajar con datos de manera más rápida y sencilla. Hoy vamos a practicar con una tabla de compras diarias, donde tenemos la fecha, el producto, la cantidad y el precio. Con esta tabla aprenderemos a usar BUSCARX, UNICOS, ORDENAR, FILTRAR y los rangos dinámicos."

"Lo importante es que estas funciones están disponibles directamente en Excel en línea, tanto si abrimos el archivo desde OneDrive como desde SharePoint. Así, cualquier miembro del equipo puede aplicarlas en tiempo real sobre los mismos datos."

Día de compra	Producto	Cantidad	Precio (S/.)
01/05/2026	Arroz	5	12.50
01/05/2026	Leche	10	3.80
01/05/2026	Pan	20	0.50
02/05/2026	Huevos	12	9.60
02/05/2026	Aceite	2	15.00
02/05/2026	Arroz	3	12.50
03/05/2026	Fideos	6	7.40
03/05/2026	Sal	1	2.00
03/05/2026	Café	4	18.50
04/05/2026	Té	5	6.30
04/05/2026	Galletas	8	5.20
04/05/2026	Jugo	3	4.80
05/05/2026	Yogurt	7	3.50
05/05/2026	Queso	2	22.00
05/05/2026	Pollo	1	25.00
06/05/2026	Arroz	4	12.50
06/05/2026	Leche	6	3.80
06/05/2026	Pan	15	0.50
07/05/2026	Huevos	18	9.60
07/05/2026	Café	2	18.50

📐 Ejemplos con funciones nuevas

BUSCARX (XLOOKUP en español)
"Queremos saber el precio del arroz."
- Fórmula: =BUSCARX("Arroz"; B2:B21; D2:D21)
- Resultado: 12.50 (primer valor encontrado).
- 👉 Explica que BUSCARX reemplaza a BUSCARV y es más flexible.
UNICOS (UNIQUE en español)
"Queremos ver los productos sin repetir."
- Fórmula: =UNICOS(B2:B21)
- Resultado: lista de productos únicos (Arroz, Leche, Pan, Huevos, Aceite, Fideos, Sal, Café, Té, Galletas, Jugo, Yogurt, Queso, Pollo).
- 👉 Útil para saber qué productos distintos se han comprado en varios días.
ORDENAR (SORT en español)
"Queremos ordenar los precios de menor a mayor."
- Fórmula: =ORDENAR(D2:D21; 1; VERDADERO)
- Resultado: precios ordenados desde 0.50 hasta 25.00.
- 👉 Explica que también se puede ordenar en forma descendente cambiando VERDADERO por FALSO.
FILTRAR (FILTER en español)
"Queremos ver solo los productos comprados el 06/05/2026."
- Fórmula: =FILTRAR(B2:D21; A2:A21=fecha(2026;5;6))
- Resultado: Arroz, Leche, Pan.
- 👉 Explica que FILTRAR permite mostrar solo la información que cumple una condición.
Rangos dinámicos
"Queremos ver cómo se expanden los resultados automáticamente."
- Fórmula: =UNICOS(B2:B21)
- Resultado: la lista se “desborda” hacia abajo ocupando tantas celdas como sea necesario.
- 👉 Si agregamos un nuevo producto en la tabla, la lista se actualiza sola.

📝 Ejercicio práctico para los alumnos

Usar BUSCARX para buscar el precio de “Café”.
Usar UNICOS para obtener la lista de productos distintos.
Usar ORDENAR para ordenar los precios de menor a mayor.
Usar FILTRAR para mostrar solo los productos comprados el 02/05/2026.

🏆 Mini reto

Combinar funciones:
- =ORDENAR(UNICOS(B2:B21)) → ordena la lista de productos únicos.
- =FILTRAR(B2:D21; D2:D21<10) → muestra solo productos con precio menor a 10.

🎯 Cierre

"Estas nuevas funciones en español hacen que Excel en Microsoft 365 sea mucho más poderoso y fácil de usar. Con BUSCARX, UNICOS, ORDENAR y FILTRAR podemos buscar, ordenar y filtrar información de manera rápida y clara. Además, gracias a los rangos dinámicos, los resultados se actualizan solos cuando agregamos nuevos datos. Esto nos permite trabajar de forma más eficiente y colaborativa en OneDrive y SharePoint."

Parte 3: Tablas dinámicas mejoradas con segmentación, filtros avanzados y conexión con PowerQuery

Texto explicativo para transmitir:

"Power Query no es una extensión de las tablas dinámicas, sino una herramienta complementaria. Mientras que las tablas dinámicas nos permiten analizar y resumir datos, Power Query nos ayuda a transformar y limpiar la información antes de analizarla. Es importante aclarar que Power Query solo está disponible en Excel de escritorio (Windows/Mac), no en Excel Online. Por eso, antes de iniciar debemos abrir el archivo en la aplicación instalada en la PC."

📍 Ejemplo combinado paso a paso

Paso 1: Preparar datos con PowerQuery

Abrir el archivo en Excel de escritorio.
Seleccionar la tabla → Datos → Obtener datos → Desde tabla/rango.
En el editor de PowerQuery:
- Eliminar duplicados en la columna Producto.
- Filtrar solo los registros con Precio > 10.
- Cambiar el nombre de la columna “Precio (S/.)” a “Precio Unitario”.
Hacer clic en Cerrar y cargar → los datos limpios se insertan en una nueva hoja.

Paso 2: Analizar con tabla dinámica

Seleccionar los datos transformados por PowerQuery.
Ir a Insertar → Tabla dinámica.
Configurar:
- Filas: Producto
- Valores: Cantidad (suma)
- Valores: Precio Unitario (suma)
- Columnas: Día de compra

👉 Resultado: una tabla dinámica que muestra cuántas unidades se compró y el gasto total por producto, pero solo con los datos filtrados y limpios de PowerQuery.

📝 Ejercicio práctico para los alumnos

Usar PowerQuery para limpiar la tabla de compras:
- Eliminar duplicados en Producto.
- Filtrar precios mayores a 10.
Cargar los datos limpios en Excel.
Crear una tabla dinámica que muestre el total gastado por producto.
Insertar una segmentación para filtrar por fecha.

🏆 Mini reto

Usar PowerQuery para transformar la tabla de compras eliminando todos los productos con cantidad menor a 5.
Cargar los datos en Excel y crear una tabla dinámica que muestre el total de productos comprados por día.
Insertar un gráfico dinámico de columnas para visualizar los resultados.

🎯 Cierre

"PowerQuery y las tablas dinámicas trabajan en conjunto: primero limpiamos y transformamos los datos con PowerQuery, y luego los analizamos con tablas dinámicas. Esto asegura que los resultados sean confiables, claros y fáciles de interpretar. En Microsoft 365, esta combinación convierte a Excel en una herramienta de análisis profesional."

Parte 4: Colaboración en tiempo real (Coautoría, comentarios y control de versiones)

Texto explicativo para transmitir:

"Una de las grandes ventajas de Excel en Microsoft 365 es que ya no trabajamos solos en un archivo. Ahora podemos colaborar en tiempo real con nuestros compañeros de trabajo. Esto significa que varias personas pueden abrir el mismo documento, escribir al mismo tiempo y ver los cambios en vivo. Además, podemos dejar comentarios, mencionar a otros usuarios y revisar el historial de versiones para saber quién hizo cada cambio."

"En el entorno empresarial, esta colaboración se da tanto en OneDrive corporativo como en SharePoint. Si el archivo está guardado en la nube de la empresa, cualquier persona con permisos puede participar en la edición."

📍 Cómo colaborar paso a paso

Compartir el archivo
- En la esquina superior derecha de Excel, hagan clic en Compartir.
- Escriban el correo empresarial del compañero (ejemplo: colega@empresa.com).
- Seleccionen si puede editar o solo ver el archivo.
- Presionen Enviar.
Coautoría en tiempo real
- El compañero abre el archivo desde OneDrive o SharePoint.
- Ambos pueden escribir en la misma hoja.
- Verán el nombre de cada persona en la celda que está editando.
Comentarios y menciones (@)
- Seleccionen una celda → clic derecho → Nuevo comentario.
- Escriban el comentario y, si quieren llamar la atención de alguien, escriban @ seguido de su nombre o correo.
- El usuario mencionado recibirá una notificación.
Historial de versiones
- Vayan a la pestaña Archivo → Información → Historial de versiones.
- Allí verán una lista de todas las versiones guardadas automáticamente.
- Pueden abrir una versión anterior, compararla y restaurarla si es necesario.

📊 Ejemplo práctico con la tabla de compras

Supongamos que un alumno comparte el archivo de la tabla de compras diarias con otro compañero.
El primer alumno escribe un nuevo registro: 08/05/2026 – Arroz – 2 – 12.50.
El segundo alumno agrega un comentario en la celda del precio diciendo: “¿Este precio está actualizado?”.
Ambos ven los cambios en vivo y pueden revisar el historial para comprobar cuándo se agregó el registro.

📝 Ejercicio práctico para los alumnos

Compartir el archivo de la tabla con un compañero.
Escribir juntos un nuevo registro de compra.
Insertar un comentario en una celda y usar una mención con @.
Revisar el historial de versiones y restaurar una versión anterior.

🏆 Mini reto

Crear un archivo compartido en SharePoint.
Editar el archivo en grupo y dejar al menos 3 comentarios con menciones.
Revisar el historial de versiones para identificar quién hizo cada cambio.

🎯 Cierre

"La colaboración en tiempo real convierte a Excel en Microsoft 365 en una herramienta de trabajo en equipo. Con coautoría, comentarios y control de versiones, podemos trabajar de manera más organizada, transparente y eficiente. Ya no es necesario enviar archivos por correo: todo se hace en la nube, en OneDrive o SharePoint, y siempre tenemos la última versión disponible."

Parte 5: Gráficos y visualización de datos

Texto explicativo para transmitir:

"Excel en Microsoft 365 no solo sirve para calcular y organizar datos. También nos permite crear gráficos modernos y visuales que facilitan la interpretación de la información. Los gráficos convierten números en imágenes fáciles de entender, lo que ayuda a tomar decisiones más rápidas."

"En esta versión de Excel tenemos nuevos tipos de gráficos, como mapas, embudos e histogramas, además de estilos modernos y formatos rápidos que hacen que nuestras presentaciones sean más atractivas."

📍 Cómo crear un gráfico paso a paso

Seleccionar los datos
- Usen la tabla de compras diarias.
- Seleccionen las columnas Producto y Cantidad.
Insertar un gráfico
- Vayan a la pestaña Insertar en la cinta de opciones.
- Elian el tipo de gráfico: Columna, Circular, Línea, etc.
- Excel generará el gráfico automáticamente.
Aplicar formato rápido
- Hagan clic en el gráfico.
- En la pestaña Diseño de gráfico, seleccionen un estilo moderno.
- Pueden cambiar colores, etiquetas y títulos con un solo clic.

📐 Ejemplos con la tabla de compras

Gráfico de columnas
"Queremos ver cuántas unidades se compraron de cada producto."
- Seleccionen Producto y Cantidad.
- Inserten un gráfico de columnas.
- 👉 Resultado: barras que muestran la cantidad de cada producto.
Gráfico circular
"Queremos ver qué porcentaje representa cada producto en el total de compras."
- Seleccionen Producto y Cantidad.
- Inserten un gráfico circular.
- 👉 Resultado: un pastel que muestra la proporción de cada producto.
Gráfico de embudo
"Queremos ver cómo disminuye la cantidad de productos según el precio."
- Seleccionen Producto y Precio (S/.).
- Inserten un gráfico de embudo.
- 👉 Resultado: un gráfico que muestra productos ordenados por precio, de mayor a menor.
Histograma
"Queremos analizar la distribución de los precios."
- Seleccionen la columna Precio (S/.).
- Inserten un histograma.
- 👉 Resultado: un gráfico que agrupa los precios en rangos (ejemplo: de 0 a 5, de 5 a 10, etc.).
- 👉 En este caso debemos de tener en cuenta que algunos parámetros solo están disponibles en la versión de escritorio.

📝 Ejercicio práctico para los alumnos

Crear un gráfico de columnas con los productos y cantidades.
Crear un gráfico circular para ver la proporción de cada producto.
Crear un histograma para analizar la distribución de precios.
Aplicar un estilo moderno a cada gráfico.

🏆 Mini reto

Crear un gráfico de embudo con los productos ordenados por precio.
Exportar el gráfico como imagen y pegarlo en un documento de Word.

🎯 Cierre

"Los gráficos convierten los datos en imágenes fáciles de interpretar. Con los nuevos tipos de gráficos y estilos modernos de Excel en Microsoft 365, podemos presentar la información de manera clara y atractiva. Esto no solo ayuda a entender mejor los datos, sino también a comunicar resultados de forma profesional en OneDrive y SharePoint."

Parte 6: Integración con otras aplicaciones de Microsoft 365 (Teams, Outlook y SharePoint)

Texto explicativo para transmitir:

"Excel en Microsoft 365 no funciona aislado. Una de sus mayores ventajas es que se integra con otras aplicaciones de la suite empresarial, como Teams, Outlook y SharePoint. Esto nos permite compartir archivos, colaborar en reuniones y enviar información directamente desde Excel sin necesidad de cambiar de programa."

"Gracias a esta integración, el trabajo se vuelve más fluido: podemos abrir un archivo en Teams durante una reunión, enviar una hoja de cálculo por Outlook o guardar automáticamente en SharePoint para que todo el equipo tenga acceso."

📍 Integración con Teams

Abrir un archivo en Teams
- En Excel, hagan clic en Compartir.
- Seleccionen la opción Copiar vínculo.
- Peguen el enlace en un chat o canal de Teams.
Editar en conjunto durante una reunión
- En Teams, abran el archivo compartido.
- Todos los participantes pueden editar en tiempo real.
- Los cambios se guardan automáticamente en OneDrive o SharePoint.

👉 Ejemplo: Durante una reunión de presupuesto, el equipo abre la tabla de compras y ajusta cantidades y precios en vivo.

📍 Integración con Outlook

Enviar un archivo por correo
- En Excel, hagan clic en Archivo → Compartir → Enviar por correo electrónico.
- Pueden elegir enviar como adjunto o como vínculo.
Insertar datos en el cuerpo del correo
- Seleccionen un rango de celdas.
- Copien y peguen directamente en Outlook.
- Los datos mantienen el formato de tabla.

👉 Ejemplo: Enviar por correo el resumen de compras de la semana a un jefe o cliente.

📍 Integración con SharePoint

Guardar directamente en SharePoint
- En Excel, hagan clic en Archivo → Guardar como → Sitio de SharePoint.
- Seleccionen la biblioteca de documentos del equipo.
Acceder desde el navegador
- Entren a SharePoint → Sitio del equipo → Documentos.
- Allí verán el archivo guardado y podrán abrirlo en Excel en línea.

👉 Ejemplo: Guardar la tabla de compras en la biblioteca de “Finanzas” para que todo el departamento la consulte.

📝 Ejercicio práctico para los alumnos

Compartir la tabla de compras en un canal de Teams y editarla en grupo.
Enviar la tabla por Outlook como vínculo en lugar de adjunto.
Guardar el archivo en una biblioteca de SharePoint y abrirlo desde el navegador.

🏆 Mini reto

Crear un archivo en Excel y compartirlo en Teams durante una reunión.
Insertar un rango de datos en un correo de Outlook.
Guardar el archivo en SharePoint y comprobar que otro compañero pueda abrirlo.

🎯 Cierre

"La integración de Excel con Teams, Outlook y SharePoint convierte a Microsoft 365 en un ecosistema completo. Ya no trabajamos con programas separados: todo está conectado. Esto nos permite colaborar mejor, comunicar resultados más rápido y mantener la información organizada en la nube empresarial."

📑 Cuestionario de repaso – Sesión I

Parte A – Preguntas teóricas

¿Cuál es la diferencia principal entre PowerQuery y una tabla dinámica?
¿Qué ventaja ofrece BUSCARX frente a BUSCARV?
¿Qué función usarías para obtener una lista de productos sin repetición en una tabla de compras?
¿Qué significa asignar permisos de lectura y edición en un archivo de Excel guardado en SharePoint?
¿Por qué es importante trabajar en Excel de escritorio para usar PowerQuery?

Parte B – Ejercicios prácticos

Escribe la fórmula para filtrar todas las compras realizadas el 06/05/2026 en la tabla de compras.
Ordena los precios de la tabla de compras de mayor a menor usando la función adecuada.
Crea una fórmula que devuelva el precio del producto “Leche” usando BUSCARX.
Protege una hoja de Excel para que solo se puedan editar las celdas de la columna Cantidad. Explica los pasos.
Inserta un gráfico dinámico que muestre el total de productos comprados por día. Describe cómo lo hiciste.

Parte C – Mini reto de integración

🏆 Reto: Usa Power Query para limpiar la tabla de compras eliminando todos los productos con cantidad menor a 5. Luego, crea una tabla dinámica que muestre el gasto total por producto y acompáñala con un gráfico dinámico de columnas.

👉 En la siguiente clase, cada alumno deberá mostrar su archivo con el resultado del mini reto.